Mail versenden mit Alias

Hatte gerade eine Anforderung eines Kunden. Dort sollen Leute Mails wahlweise unter einem Alias versenden können anstelle unter der Standard Antwort Adresse die im Postfach konfiguriert ist. Grundsätzlich ist dies nicht möglich. Es musste also ein Workaround gefunden werden.

Als erstes habe ich natürlich daran gedacht, einfach den Alias vom Postfach zu entfernen und ein separates Postfach mit der Adresse zu erstellen. Dann gibt man noch «Vollzugriff» und «Senden als» Berechtigungen für die Person, welche die Adresse verwenden will.
Nachteil dieser Lösung ist, dass der User am Ende eine weiteres Postfach im Outlook hat und auch die gesendeten Mails werden natürlich in diesem zusätzlichen Postfach abgelegt. Diese Lösung gefiel dem Kunden nicht. Die User sollen weiterhin nur ein Postfach im Outlook haben und über die Auswahl im «Von Feld» die zweite Adresse auswählen können. Auch sollen die gesendet Mails in diesem einen Postfach abgelegt werden.

Im Internet findet man auch Lösungsansätze, die sich mit einem POP3 «dummy» Postfach behelfen. Ich wollte keine POP3 auf dem Exchange aktivieren und habe weiter nach einer bessern Lösung gesucht.



Meine Lösung beihaltet nun eine Verteilerliste. Man entfernt den Alias vom eigentlichen Postfach, erstellt eine Verteilerliste mit dieser Alias-Adresse und packt das eigentliche Postfach als Mitglied in die Verteilerliste. Dies sichert schon mal den Mailempfang. Mails die an die Verteilerliste mit der Aliasadresse gesendet werden, kommen s weiterhin im eigentlichen Postfach an.
Um nun auch noch den Versand über die Aliasadresse (oder eben nun die Verteilerliste) zu ermöglichen, bekommt der eigentliche User auf der Verteilerliste das Recht «Senden als». So ist der User in der Lage, Mails mit dem Absender der Verteilerliste zu versenden.

Hier nochmal alles Schritt für Schritt:

1.  Zuerst den Alias vom eigentlichen Postfach entfernen:

2. Eine Verteilerliste erstellen:

Owner kann auch der Admin sein, dies spielt keine Rolle.

Member muss aber natürlich der Besitzer des eigentlichen Postfaches sein.

Sinnvollerweise wird die Verteilerliste als «geschlossen» konfiguriert.

Damit die Verteilerliste auch Mails aus dem Internet entgegen nehmen kann, muss die Konfiguration so eingestellt werden, wie es im Bild oben angegeben ist.

Und hier wird natürlich die Alias Adresse eingetragen.

Un der letzte Punkt ist ist wichtig, damit der eigentliche User auch das Recht hat, im Namen der Verteilerliste Mails zu versenden. «Send on Behalf» ist aber nicht unbedingt nötig.

Wichtig: Ich musste bei meinem Test mein Outlook-Profil neu erstellen. Davor habe ich eine Fehlermeldung erhalten, wenn ich versucht habe im Outlook im Namen der Verteilerliste eine Mail zu versenden.

Diese Lösung funktioniert für Exchange 2010 wie auch 2013.